DER WEG ZUR DIGITALEN VERWALTUNG

Die Stadt Meerbusch betreibt ihr Verwaltungsnetz in Zusammenarbeit mit der ITK Rheinland. Bedingt durch die dezentrale Unterbringung der Verwaltung ist dieses Netz größer und komplexer als in Kommunen vergleichbarer Größe. Die Hauptstandorte sind über gesicherte Festverbindungen mit jeweils 1GBit an das Rechenzentrum angebunden. Kleinere Standorte sind über DSL-Leitungen mit VPN-Tunnel und hardwareseitiger Verschlüsselung angeschlossen. Dazu gehören u. a. auch Schulen und Kitas. 

Viele Standardanwendungen wie Browser oder Office werden von der ITK Rheinland bereitgestellt. Allerdings betreibt die Stadt Meerbusch für spezielle Anwendungen noch eigene Server, die nicht bei der ITK Rheinland untergebracht, aber in die dortige Domäne eingebunden sind. 

Mobiles Arbeiten hat in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen. Diese Arbeitsweise ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben von außerhalb des traditionellen Büros zu erledigen, oft mithilfe von Technologien wie Laptops, Smartphones und Internetverbindungen. In den vergangenen Jahren wurden die Verwaltungsmitarbeitenden entsprechend mit Notebooks ausgerüstet. Außerdem gibt es viele mobile Endgeräte, die für Fachanwendungen genutzt werden. So sind z. B. auch die Ratsmitglieder mit iPads ausgestattet worden, um mit der App Mandatos ihre Sitzungsunterlagen verwalten zu können. Eine Optimierung und Ergänzung der IT Ausstattung, auch unter Berücksichtigung der individuellen Bedürfnisse und unterschiedlichen Aufgabenstellungen der Mitarbeitenden sowie der weiter voranschreitenden Digitalisierung, wird aber auch für die nächsten Jahre Zielsetzung sein.

Seit Mitte 2024 ist die neu geschaffene Stabsstelle des Informationssicherheitsbeauftragten (ISB) besetzt, der die Verantwortung für den Aufbau eines umfassenden Informationssicherheitsmanagementsystems (ISMS) übernimmt.

Der erste Entwurf der Informationssicherheitsleitlinie (ISLL) liegt bereits vor und steht kurz vor der offiziellen Inkraftsetzung. 

Im Jahr 2025 wird das ISMS nach ISO 27001 auf Basis des IT-Grundschutzes implementiert, um die Informationssicherheit weiter zu stärken. Erste Sensibilisierungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden wurden bereits erfolgreich eingeführt, und der Ausbau dieser Schulungen wird im kommenden Jahr intensiviert. 

Darüber hinaus wurden im vierten Quartal 2024 ein zusätzlicher Fokus auf die Themen Business Continuity Management (BCM), Notfallpläne und Datenkritikalität gesetzt, um erste konkretisierte Notfall-Konzepte für IT-Vorfälle zur Hand zu haben.

Der Einsatz von ProCall Enterprises ermöglicht die Weiterentwicklung einer effizienten, digitalen Kommunikation im Team und gegenüber Kunden und bildet die Grundlage für flexible Arbeitsplatz- und Arbeitszeitmodelle, die sowohl feste als auch mobile Arbeitsplätze, etwa im Homeoffice, einschließen. Durch die ProCall Mobile App wird der Übergang vom stationären Arbeitsplatz am Windows-PC zur mobilen Nutzung unterwegs noch einfacher und fließender gestaltet. Zusätzlich werden Tools wie Outlook für die E-Mail-Kommunikation und Terminplanung sowie Stackfield für das sichere, teamübergreifende Projektmanagement und die gemeinsame Bearbeitung von 
Dokumenten eingesetzt.  
Stackfield unterstützt dabei aber nicht nur die Projektarbeit, sondern durch transparente Arbeitsabläufe und strukturierte Aufgabenverwaltung auch die effiziente Abwicklung des Tagesgeschäfts. Diese digitalen Werkzeuge ermöglichen eine nahtlose, dezentrale Zusammenarbeit und fördern den effektiven Informationsaustausch innerhalb der Stadtverwaltung. Aufgrund der Vielzahl der nutzbaren Tools wird aktuell ein Leitfaden für die interne Kommunikation und Kollaboration erstellt und den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt.

Um eine digitale und medienbruchfreie Verwaltung zu gewährleisten, wurde bereits zwischen den Jahren 2019 bis 2021 das neue Dokumentmanagementsystem, d.3 von d.velop documents, eingeführt. Innerhalb des Systems ist die komplette Aktenführung von Dokumenten erfasst und das Zusammenführen, Verarbeiten, Speichern und Archivieren wird revisionssicher ermöglicht. Auch die elektronische Anbindung von Fachverfahren ist hierdurch realisierbar. So konnten bereits Schnittstellen von unserem Dokumentmanagementsystem d.3 zu den Fachverfahren wie zum Beispiel Saperion (Steuerarchiv), AKDN (Fachverfahren für Sozialhilfeangelegenheiten) oder ProBauG (Baugenehmigungsverfahren) eingerichtet werden. Zum Jahresanfang 2025 wird das aktuelle d.3 System allerdings abgelöst und durch die neue Version der Anwendung d.3one ersetzt, welche mittels eines modernen Webclients bedienbar ist. Durch den Wechsel auf die neue Version wird erwartet, dass sich die Benutzerfreundlichkeit des Systems und Ihrer Funktionalitäten verbessert und somit auch verfügbarer gemacht wird. Des Weiteren verspricht der Hersteller eine nahtlose Integration verschiedener Anwendungen, womit das Arbeiten zukünftig medienbruchfreier gestaltet werden kann. 

Die vollständige Aktendigitalisierung der Papierakten dauert allerdings weiterhin an und wird auch in naher Zukunft nicht zu 100% vervollständigt sein.

Die digitale Poststelle, welche sowohl kopierendes als auch ersetzendes Scannen betreibt, wurde bereits im April 2021 im Zentralen Dienst eingeführt und wird weiterhin sukzessive in der Verwaltung implementiert. Bisher wurden so mehr als 90% der Verwaltung an die digitale Poststelle angeschlossen. Die vollständige Produktivsetzung der digitalen Poststelle in der Stadtverwaltung wird bis zum Ende des Jahres 2024 angestrebt.

Die gesetzlich vorgeschriebene elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird von dem Personalbereich im Anwendungsfall abgerufen.

Das digitale Zeitmanagementsystem Atoss wird von der Gesamtverwaltung genutzt.

Seit der Einführung von Stackfield als verwaltungsweites Projektmanagement- und Kollaborationstool stehen inzwischen 400 Lizenzen zur Verfügung, von denen bereits rund 350 Lizenzen in aktiver Benutzung sind. Es wurden zudem drei achttägige Fortbildungsreihen zu dem Thema Projektmanagement und Stackfield in Zusammenarbeit mit dem Technologiezentrum Glehn durchgeführt, wodurch insgesamt 45 Verwaltungsmitarbeitende aus den verschiedenen Bereichen inklusive Zertifikatsvergabe geschult wurden. Zudem wurden für alle Mitarbeitenden vier einstündige Einsteiger-Schulungen in die Software Stackfield veranstaltet, um einen verwaltungsweiten Einstieg in die Anwendung zu schaffen. 

Inzwischen nutzt der Großteil der Verwaltung - angefangen von kleinen Teams bis hin zum Verwaltungsvorstand - Stackfield zur Projektarbeit, aber auch zur Organisation ihres Teams oder ihres Tagesgeschäftes.

Ab dem 01.01.2022 wird der Workflow für die elektronische Rechnungsstellung sukzessive in der Stadtverwaltung eingeführt. Die eingesetzte Software der Firma xSuite ermöglicht eine medienbruchfreie, ortsungebundene Rechnungsbearbeitung, was zu einer Automatisierung, einer Verkürzung der Bearbeitungszeiten und dem Wegfall von Postwegen führt. Früher als ursprünglich geplant soll die vollständige Implementierung in allen Fach- und Servicebereichen nun bereits zum 30.06.2025 erreicht werden.

Über die neuesten Errungenschaften und Entwicklung im Themenfeld der KI und insbesondere öffentlichen Nutzung von Large Language Models und dazugehörigen Chatbots, wie sie von OpenAI, Amazon, Google et cetera vertrieben werden, bietet KI noch viele weitere Anwendungsmöglichkeiten, welche über die bisher gängigsten und bekanntesten KI-Systeme hinausgehen. Künstliche Intelligenz steckt heute in vielen Kleingeräten und fast allen Smartphones, die heute verwendet werden. Unscheinbare Applikationen, wie Sprach- und Gestenerkennung, sowie die Gesichtserkennung und auch der Fingerabrucksensor werden bereits seit längerer Zeit mittels künstlicher Intelligenz gesteuert. Solche integrierten KI-Lösungen werden künftig auch in der Meerbuscher Stadtverwaltung mehr an Bedeutung gewinnen und Verwendung finden. Ein gutes Beispiel hierzu ist in der elektronischen Aktenführung zu finden, wobei die optische Buchstabenerkennung eine kritische Rolle für die Integrität der eAkten erfüllt. 

Weitere KI-gestützte Verfahren mit anwendbarer Mustererkennung können auch in vielen Teilbereichen, insbesondere in denen die Verwaltung Ermessensspielräume bei ihren Entscheidungen hat, dazu beitragen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, präzisere Verwaltungsentscheidungen zu treffen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Auch vor dem Hintergrund des auch in unserer Verwaltung einsetzenden demografischen Wandels und der damit verbundenen Pensionierungswelle von bis zu 30 % des Personals in den nächsten Jahren ist es wichtig, effiziente Verwaltungsabläufe zu entwickeln und die damit verbundenen Mehrbelastungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten. 

Der Einsatz von Large Language Models (LLM) wie Chat-GPT, Gemini oder Claude kann in der Verwaltung auch zu einer deutlichen Effizienzsteigerung bei zentralen, wiederkehrenden Aufgaben und Dienstleistungen führen, die die Verwaltung direkt für die Bürgerinnen und Bürger erbringt und die die Erreichung der primären Verwaltungsziele betreffen.

Diese Systeme sind allerdings im Sinne der Informationssicherheit nicht ohne Gefahren anzuwenden, da die eingegebenen Daten meist zur Weiterentwicklung des KI-Modells verwendet werden und somit auch an Dritte gelangen können. Andererseits kann ein erlernter Umgang dazu führen, präzisere Ergebnisse zu bekommen. Um über solche Chancen und Risiken zu Informieren wurde in der Verwaltung eine Leitlinie zur Nutzung von künstlicher Intelligenz veröffentlicht, womit sichere Rahmenbedingungen und Handlungsanweisungen mit der Verwendung von KI gesetzt werden. Darüber hinaus werden zukünftig auch Schulungsangebote erstellt, um das Verwaltungspersonal mit der Verwendung der Applikationen zu sensibilisieren.

Zur Erfassung und Verwaltung digitaler Stellenbeschreibungen wurde im Laufe des Jahres 2024 die Software Kasaia in der Gesamtverwaltung eingeführt. Diese bietet eine zentralisierte, leicht zugängliche Ablage der Informationen, bietet einen schnellen Zugriff auf die aktuellen Beschreibungen und bildet einen Grundbaustein für eine effiziente Personalplanung und -entwicklung.

Die neu geschaffene Stelle zur Einführung eines effektiven Prozessmanagements konnte im Quartal 3 in 2024 intern besetzt werden. Die Erkenntnisse aus der zwischenzeitlich mit einem externen Berater erstellten Potenzialanalyse werden bei der Einführung und sukzessiven Umsetzung in den kommenden Jahren im Einklang mit den vorhandenen personellen und finanziellen Ressourcen berücksichtigt. Nach einer entsprechenden Softwareauswahl wird ein Prozessregister und eine Prozesslandkarte erstellt. Mit dieser Grundlage sollen dann Mehrwerte bezüglich Prozess- und damit auch Ressourcenoptimierung, Wissensmanagement und Digitalisierung geschaffen werden.